Архив – дело точное

Нынешний год для архивистов знаменательный: государственной архивной службе России исполнилось 100 лет. 1 июня 1918 года Совет народных комиссаров принял декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». О работе архива в нашем городе мы побеседовали с его начальником Ольгой Васиной.

– С какого времени ведёт свою историю архив в Белорецке, какие функции выполняет?

– Белорецкий горрайгосархив образован 1 января 1956 года на основании Постановления Совета министров Башкирской АССР, первым его руководителем был Иван Иванович Ракитин. С января 2006 года мы называемся «Архивный отдел администрации муниципального района Белорецкий район РБ».

Отдел выполняет две основные функции: муниципального архива и органа управления архивным делом в районе. Услуги, которые оказывает архив, являются бесплатными. К ним относятся: исполнение запросов социально-правового характера граждан, а также тематических и имущественных запросов граждан и юридических лиц; временное предоставление документов для служебного пользования (без права копирования и тиражирования); исполнение тематических запросов органов местного самоуправления; консультирование и оказание практической помощи ликвидируемым предприятиям при подготовке документов к сдаче на хранение; экспертиза документов перед сдачей в архив. В муниципальном архиве постоянно хранятся управленческие документы учреждений и организаций, документы личного происхождения. С 2005 года в составе архивного отдела функционирует Центр хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий (они хранятся 75 лет).

Есть в архиве похозяйственные книги 20-х годов прошлого столетия и районная статистика с 1933 года.

– Какова площадь хранилищ и сколько специалистов работает в отделе?

– Площадь помещения архива порядка 400 квадратных метров, но этого уже не хватает. Приём документов на хранение мы ведём от 95 организаций в течение всего года. На 1 января 2018 года в архивном отделе Белорецка находятся 228 фондов с общим объёмом 55344 единицы хранения. Практика показывает, что бумага, если соблюдать необходимые условия для её длительного хранения, является самым надёжным носителем информации. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный для хранения документов световой, температурно-влажностный и охранный режимы, должны соблюдаться правила противопожарной безопасности. Все документы у нас закартонированы и составлены на стеллажи в строго определенном порядке.

Коллектив наш дружный, нацелен на результат. В штате всего четыре человека. Вместе со мной работают ведущий специалист Мадина Надершина, главные специалисты Татьяна Буренова и Эльвира Таштимерова. Все мы прошли обучение в Башкирской академии госслужбы и управления по направлению «Документоведение и архивоведение».

– Какой объём работы приходится выполнять ежедневно?

– Хотя приём граждан мы ведём всего один раз в неделю (в четверг, с 10 до 15 часов), но объём работы на каждого сотрудника растёт с каждым годом.

Например, в 2016 году поступил 5661 запрос, в 2017-м – 8282, в 1-м полугодии этого года – уже 4600. Запросы поступают как непосредственно от посетителей, по факсу, электронной почте, так и через МФЦ, Почту России, от Пенсионного фонда. 92 процента из них уходит от нас с положительным результатом, то есть мы находим необходимую информацию. Это и есть конечный результат нашей работы.

Для того чтобы подготовить справку на один запрос, приходится просмотреть от 5 до 50 документов. Для этого нужно поднять более 240 килограммов документов.

В день каждый специалист готовит к выдаче от 7 до 40 справок. Вот и посчитайте, насколько тяжелый наш труд.

– Какого характера информацию запрашивают?

– В этом году 4500 запросов были социально-правового и только 100 — тематического характера. Генеалогических запросов пока не было, хотя могу сказать, что у нас есть в электронном виде «Ревизские сказки» по населённым пунктам Белорецкого района (перепись сельского населения до XX века). Для составления своей родословной можно прийти и поработать с информацией в нашем читальном зале.

Ведём мы и инициативное архивирование, формируем личные фонды известных людей Белорецка. Сейчас у нас хранятся автобиографии, личные дневники, вырезки из СМИ, книги, грамоты Василия Петровича Федчуна, Григория Васильевича Ларионова, Артура Яновича Знота, Ленфрида Григорьевича Борозинца, Сагиды Хашимовны Мухаметдиновой, Петра Петровича Осетрова, Гайсара Бахтигареевича Асылгужина, Павла Фёдоровича Скурлатова, Василия Моисеевича Овчаренко, Алексея Иосифовича Дмитриева, Фатиха Каюмовича Сулейманова, Елизаветы Ивановны Сысоевой, Марата Нажмитдиновича Тажитдинова, Татьяны Ивановны Немковой, Фёдора Степановича Пиндюрина, Мидхата Мугалимовича Валитова.

Свыше десяти лет мы работаем над наполнением электронной базы данных по административным документам, по ним можно найти первоначальные сведения о выделении земельных участков, закреплении жилых помещений и т.д.

– Какие изменения ожидаются в вашей работе?

– Поскольку документы хранятся на бумажном носителе, со временем они ветшают. К тому же, занимают много места. Встаёт вопрос перевода в электронный вариант. В этом году ждём поступления современного сканера, чтобы можно было оцифровывать документы, не расшивая их. Перевод всего архива в электронный формат займёт много времени, но развитие технологий не стоит на месте. И мы будем надеяться только на хорошее.

Источник:
Васина, О. Архив – дело точное : [о работе архива в нашем городе беседа с его начальником О. Васиной / записала Н. Седова] / О. Васина. – Текст : непосредственный // Белорецкий рабочий. – 2018. – 6 июля. – С. 2.